Een succesvolle open dag

Steeds meer bedrijven van productie tot dienstverlening, ontdekken de kracht van een goed georganiseerde open dag of open huis. En dat is niet zonder reden.

Bezoekers vinden het prettig om een organisatie achter de schermen te leren kennen, terwijl bedrijven op hun beurt de kans krijgen om hun mensen, producten en werkwijze op een laagdrempelige manier te presenteren. Bij Veluwse Partyverhuur merken we dat de vraag naar aankleding, tenten, cateringondersteuning en meubilair voor open dagen toeneemt. Bedrijven willen indruk maken, en terecht!

In dit blog geven we je 10 praktische tips om er een geslaagde dag van te maken.

1. Begin bij het doel

Wat wil je bereiken met de open dag? Meer klanten? Naamsbekendheid? Werving? Of gewoon goodwill in de buurt? Formuleer dit vooraf, zodat alle keuzes daarna, van uitnodigingen tot activiteiten in dienst staan van dat doel.

2. Geef jezelf voldoende voorbereidingstijd

Een open dag organiseer je niet in een paar dagen. Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. Denk aan het maken van een draaiboek, het betrekken van personeel, het reserveren van materiaal en het uitnodigen van gasten.

3. Werk met een duidelijk draaiboek

Breng structuur aan. Wie doet wat, wanneer? Werk met een klein team dat overzicht houdt. Zet alle taken, afspraken, leveranciers en tijdschema’s in een draaiboek. Dit voorkomt stress in de laatste week.

4. Kies een slim tijdstip

Plan je open dag niet in een vakantieperiode of op een dag dat er andere grote evenementen in de buurt zijn. Een vrijdagmiddag of zaterdag is vaak ideaal. Houd rekening met je doelgroep: zakelijke bezoekers komen liever overdag, gezinnen juist op zaterdag.

5. Houd het binnen budget

Stel vooraf een realistisch budget op en houd rekening met onvoorziene kosten. Vraag tijdig offertes op voor catering, aankleding, materiaal en eventueel entertainment. Bij Veluwse Partyverhuur denken we hierin graag met je mee, inclusief totaalpakketten.

6. Maak de uitnodiging aantrekkelijk

Een uitnodiging moet opvallen én uitnodigend zijn. Verstuur deze tijdig, digitaal of fysiek en vergeet ook niet de pers, leveranciers, partners en omwonenden. Nodig daarnaast ook je eigen personeel uit met hun familie: dat maakt het extra feestelijk.

7. Verzorg je gasten tot in de puntjes

Een warm welkom, duidelijke bewegwijzering, een verzorgde garderobe en voldoende catering maken het verschil. Zorg dat iedereen zich welkom en op zijn gemak voelt. En dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, met de juiste partymaterialen en een goede indeling kom je al een heel eind.

Tip van ons: huur bijvoorbeeld statafels, partytenten, tafellinnen en een mobiele bar voor een professionele uitstraling, alles uit één hand geregeld.

8. Geef een rondleiding die indruk maakt

Laat zien wat je doet! Zorg voor een logische route, een duidelijk verhaal en enthousiaste medewerkers die uitleg geven. Ruim van tevoren op, zorg dat alle werkplekken netjes zijn, en haal interne grapjes of vertrouwelijke documenten even weg.

9. Denk aan de parkeeroplossing

Zorg dat bezoekers gemakkelijk kunnen parkeren. Zet eventueel verkeersbegeleiders in of huur parkeerborden. Goede logistiek voorkomt irritatie en zorgt voor een ontspannen start van het bezoek.

10. Vergeet het cadeautje niet

Een goodiebag met een leuk én bruikbaar relatiegeschenk blijft hangen. Denk aan een bedrukte pen, mok of zelfs een USB-stick met informatie over het bedrijf. Voeg iets lekkers toe voor de fun: snoepjes met je logo doen het altijd goed.

Evalueren = leren

Evalueer de open dag samen met je team. Wat ging goed? Wat kan beter? Bedank iedereen voor zijn of haar inzet en volg gemaakte beloftes aan bezoekers op. Zo maak je niet alleen indruk op de dag zelf, maar laat je ook daarna zien dat jouw organisatie professioneel en betrokken is.

Organiseer je binnenkort een open dag?

Laat ons je helpen met de aankleding, inrichting en logistieke ondersteuning! Bij Veluwse Partyverhuur hebben we alles in huis om jouw open dag professioneel en gastvrij te laten verlopen, van partytenten tot servies, van koffiebars tot decoratie. Wij denken graag mee over de juiste materialen en bieden praktische oplossingen op maat.

Wanneer is uw feest?

Heb je een datum en een locatie? Geef deze door via het formulier en wij nemen contact met je op. Het invullen van dit formulier is vrijblijvend en verplicht je tot niets.