Checklist voor het huren van meubilair en decoratie voor jouw evenement

Een succesvol evenement heeft ook te maken met de juiste sfeer en uitstraling. Meubilair en decoratie spelen daarbij een belangrijke rol. Het kiezen van het juiste meubilair en de bijpassende aankleding is cruciaal om jouw gasten een onvergetelijke ervaring te bieden.

Maar waar begin je? Hoe zorg je ervoor dat je niets vergeet? In dit blog geven we je een handige checklist voor het huren van meubilair en decoratie, zodat jij goed voorbereid jouw evenement kunt organiseren.

Bepaal het type evenement en het gewenste thema

Voordat je naar de verhuurder stapt, is het belangrijk om helder te hebben wat voor soort evenement je organiseert en welke sfeer je wilt neerzetten. Een chique gala vraagt om ander meubilair dan een informeel tuinfeest.

Denk na over:

• Is het een formeel of informeel evenement?
• Wordt het binnen of buiten gehouden?
• Welke uitstraling wil je?
• Zijn er specifieke kleuren die je wilt gebruiken in de decoratie?

Het bepalen van het thema helpt je niet alleen om gerichter keuzes te maken, maar zorgt ook voor een samenhangend geheel.

Stel een gastenlijst op

Het aantal gasten bepaalt hoeveel meubels je nodig hebt. Je wil voorkomen dat er te weinig zitplaatsen zijn, maar ook dat je teveel huurt en met onnodige kosten komt te zitten.

Denk aan:

• Hoeveel mensen komen er?
• Hoeveel zitplaatsen wil je bieden (is het een zittend diner of een staande receptie)?
• Zijn er kinderen of ouderen aanwezig die specifieke meubels nodig hebben (zoals kinderstoelen of comfortabele stoelen met armleuningen)?

Inventariseer wat je nodig hebt

Op basis van het thema van het evenement en het aantal gasten kun je een lijst maken van alles wat je nodig hebt. Denk niet alleen aan tafels en stoelen, maar ook aan kleinere details die de aankleding compleet maken.

Checklist meubilair:

• Eettafels / buffettafels
• Ronde of rechthoekige tafels
• Statafels
• Klapstoelen, loungestoelen, barkrukken
• Banken en loungebanken
• Kinderstoelen
• Tafelrokken en stoelhoezen

Checklist decoratie:

• Tafelkleed of tafelloper
• Centerpieces (bloemen, kaarsen, vaasjes)
• Verlichting (lantaarns, lichtsnoeren, kaarsenhouders)
• Decorwanden of backdrops
• Vloerkleden voor loungesfeer
• Sfeermakers zoals planten, kussens en plaids
• Decoratieve borden en krijtborden voor welkomstteksten of menu’s

Denk aan functionele items

Naast sfeer en uitstraling zijn er ook praktische zaken om niet te vergeten. Deze functionele items dragen bij aan het comfort van je gasten en het soepel verlopen van het evenement.

Voorbeelden:

• Parasols of heaters bij buitenevenementen
• Vuilnisbakken of prullenbakken
• Afzetpaaltjes of looproutes
• Garderoberekken
• Voldoende servies, glaswerk en bestek
• Buffettafels en tapmeubels voor drankvoorziening

Check de locatie en faciliteiten

Voor je daadwerkelijk huurt, is het belangrijk om de locatie goed te kennen. Niet elk meubelstuk past zomaar overal. Zorg ervoor dat je weet wat mogelijk is qua ruimte en toegankelijkheid.

Controleer:

• Hoe groot is de ruimte of het terrein?
• Zijn er obstakels (trappen, smalle deuren, grindpaden)?
• Is er voldoende stroomvoorziening voor verlichting of tapinstallaties?
• Is de ondergrond geschikt voor meubilair?
• Is er beschutting bij slecht weer?

Reserveer op tijd

Populaire data zoals zomerse weekends of feestdagen zijn vaak snel volgeboekt. Zorg ervoor dat je jouw wensen op tijd vastlegt, zeker als je specifieke meubels of unieke decorstukken op het oog hebt.

Het beste is om 6 tot 8 weken van tevoren te beginnen met oriënteren en een offerte aan te vragen. Bij grotere evenementen loont het om eerder te beginnen.

Tot slot: laat je inspireren!

Vind je het lastig om je er een beeld van te vormen? Op onze website en social media vind je foto’s van eerdere opstellingen, compleet met sfeerimpressies. Laat je inspireren of plan een gesprek in – we helpen je graag om van jouw evenement iets unieks te maken.

Wanneer is uw feest?

Heb je een datum en een locatie? Geef deze door via het formulier en wij nemen contact met je op. Het invullen van dit formulier is vrijblijvend en verplicht je tot niets.